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    Digitalización y adaptación de tecnologías en las PYMES ¿Cómo puedo dar el paso al siguiente nivel?

    Compite
    publicado por Compite on Nov 13, 2020 4:03:37 PM

    Uno de los efectos que se ha producido con la crisis sanitaria es que se han acelerado procesos de adaptación y adopción de nuevas tecnologías. Por ejemplo el teletrabajo, habilitado por plataformas de colaboración y videoconferencia, o el comprar por internet. 

    Para las pequeñas y medianas empresas, es conveniente entender la tecnología en dimensiones como el Marketing Digital y Gestión Comercial, la Automatización de Proceso, la Eficiencia Operacional y Logística, la Gestión Contable y Financiera, y el Trabajo Colaborativo y Remoto.

     

    En primero lugar tenemos al Marketing digital, que se refiere a las acciones que una empresa lleva adelante para poder comunicar y vender su propuesta de valor a través de canales digitales. Para las pymes, es importante considerar que se compite por la atención del cliente. Actualmente, tanto las personas como las empresas, están bombardeados de información en todo momento. Entonces uno debe ser capaz de instalar y dar a conocer su propuesta de valor en la mente del cliente, donde los canales digitales cobran cada vez más importancia.

     

    Las principales herramientas digitales que se pueden utilizar para gestionar las etapas son:

    Sitios Web: donde la empresa debe posicionar de buena forma a la marca, agregar detalles de los productos y servicios, los datos de contacto de la empresa y permitir la interacción con los actuales y potenciales clientes. 

    Hay dos elementos muy importantes de tener en consideración al diseñar un sitio web. Primero, este debe estar adaptado para dispositivos móviles y segundo, el sitio debe estar bien posicionado en buscadores. Esto significa que debe aparecer en los primeros lugares cuando las personas buscan en sitios como Google.

    La clave para lograr un buen posicionamiento en internet es entender que no se diseña una página web solo para el cliente, sino que además para los algoritmos que utilizan los buscadores para mostrar sus resultados.

     

    Redes Sociales: Otro canal digital muy utilizado son las redes sociales. Hay varias formas de usar estas redes. La primera, es crear un perfil de tu empresa, o fanpage. Este perfil es tu presencia dentro de cada red social y te permite interactuar y comunicarte directamente con tus seguidores. Otra forma de utilizar las redes sociales es mediante el pago de anuncios, donde puedes promocionar productos, eventos, o tu misma fanpage. 

    El elemento principal para una buena gestión de redes sociales es la instantaneidad. Las redes sociales funcionan en tiempo real, por lo que contenido debe ser permanentemente actualizado con posts o historias. Lo que se busca, es generar una experiencia para el cliente, donde ellos sean parte de la interacción con la marca y entre ellos.

    Email Marketing: Se refiere al envío de correos electrónicos de manera masiva a una base de contactos. Es un canal que tiene varios beneficios, ya que, primero, permite personalizar el mensaje. Segundo, este permanece por tiempo indefinido en la bandeja de entrada de un potencial cliente. Finalmente, el envío de correos no está sujeto a los algoritmos utilizados por buscadores o redes sociales para mostrar resultados o anuncios. 

    Esto no significa que no haya que gestionar adecuadamente las bases de contactos, ya que los motores de mail y filtros de correo “castigan” a los remitentes que envían campañas a bases “sucias” (tasas de rebote alta, altos niveles de usuarios que se dan de baja, tasas de apertura, clicks, etc). Lo principal es evitar caer en la carpeta de spam del receptor.

    E-commerce y Marketplace: E-commerce es la venta de productos o servicios a través de canales digitales. Una empresa puede vender en línea a través de su propio sitio web, lo que se conoce como una tienda virtual, o utilizando alguna plataforma de marketplace, que permiten subir la oferta de productos a sitios administrados por empresas externas, las que se reúnen con las ofertas de otras empresas; muy similar a lo que sería un supermercado virtual.

    Estos canales son muy cómodos para los clientes, ya que no tienen que desplazarse para comprar y funcionan 24 horas al día los 7 días de la semana. Por otro lado, pueden significar una eficiencia importante en costos para la empresa, ya que no se requiere gestionar una tienda física.

     

    Hoy existe una gran variedad de herramientas que te permiten crear y posicionar tu sitio web, gestionar tus redes, crear una tienda virtual y hacer campañas de email sin que tengas que ser experto en diseño o programación. Estas te ayudarán a que puedas tener avances muy importantes en poco tiempo, en tan solo un par de semanas o meses, y sin incurrir en grandes sumas de dinero. Entonces, solo queda que te hagas la pregunta: tu empresa, ¿cuenta con una buena página web?, ¿gestiona activamente sus redes sociales?, ¿estas fomentan la comunicación permanente con tus clientes? Y, lo más importante ¿ayudan a tu empresa a vender más?

    Automatización de Procesos: Automatizar un proceso es usar tecnología para disminuir la intervención humana. Los beneficios son mayor velocidad y precisión, menores costos y liberar tiempo de las personas. Los procesos a automatizar deben ser repetitivos, ejecutados en gran volumen o donde hay propensión a errores. Para automatizar un proceso se utiliza maquinaria automatizada o softwares. Los softwares pueden ser utilizados para aumentar la eficiencia operacional y logística o para mejorar la gestión de la información contable y análisis financiero. Ejemplo de softwares a utilizar son:

    • ERP (Enterprise Resource Planning): Software para gestión empresarial que integra varios procesos o módulos.
    • CRM (Customer Relationship Management): Software de gestión de las relaciones con clientes, orientada normalmente a gestionar tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.
    • Contabilidad: Software especializado en la realización de procesos monetarios y gestión de información contable y financiera.
    • Enterprise Asset Management (EAM): Permiten hacer seguimiento y gestionar el ciclo de vida de los activos físicos.
    • Business Intelligence (BI): Software que permite, a partir de los datos, visualizar información para la toma de decisiones del negocio.

    Como se mencionó anteriormente, es importante partir, no de las funcionalidades del software, sino de cuál es el proceso de negocio que se quiere automatizar, considerando el valor que este proceso agrega a la gestión de la empresa. 

     

    Otro elemento importante a considerar es que la automatización de un proceso ineficiente aumentará la ineficiencia, ya que además del proceso ineficiente, las personas en la empresa tendrán la dificultad adicional de utilizar la herramienta tecnológica. Para esto la empresa debe medir, controlar y optimizar constantemente sus procesos, definiendo estándares de manera proactiva para su ejecución. Se debe lograr que todas las unidades operacionales y/o geográficas sigan ciertos principios operacionales comunes.

    Subir a la nube: La “nube” es el término que se le da al uso de servidores y software a través de internet, en oposición a tener servidores o softwares propios en la empresa (a los que se accede por una red local o se instalan en los computadores de las personas que trabajan en la empresa).

    Estos servidores y aplicaciones funcionan en lo que se conoce como modelos As a Service, o “como un servicio”. En este esquema, productos que antes eran vendidos de manera unitaria, ahora son cobrados por usuario y por uso en el tiempo (generalmente mensual o anual). Se clasifican en:

    • Infraestructura como un Servicio: En vez de comprar servidores, una empresa puede arrendarlos en la nube.
    • Plataformas como un Servicio. Se paga por el uso de una plataforma por período de tiempo o por cantidad de usuarios (ej: sistemas operativos o plataformas de desarrollo).
    • Software como un Servicio: En vez de comprar una licencia de cierto software, se paga por su uso online.
    • Procesos de Negocio como un Servicio: Software específicos para ciertos procesos se usan de manera online. Ej: CRM, ERP, software de contabilidad.

    Los beneficios de subir a la nube son:

    • Mejor desempeño: por acceso a más poder de procesamiento y una mayor estabilidad.
    • Flexibilidad: Se pueden configurar rápido y escalar a medida que las necesidades de la empresa crecen.
    • Menores costos: Menor necesidad de activos y personas para operar, actualizar y mantener el sistema.
    • Mayor seguridad: Son sistemas resilientes y entregan funciones de ciberseguridad.

    Trabajo Colaborativo y Remoto.

    Luego de la crisis, se espera que las empresas generen nuevas políticas y una nueva cultura respecto del trabajo remoto. Esto no significa dejar de lado las oficinas, ya que hay muchos beneficios de poder reunirse y trabajar en mismo espacio físico. Entonces lo que se espera tiene que ver con un aumento en la flexibilidad, en poder entregar mayores opciones y autonomía a las personas respecto de poder trabajar de forma remota, dependiendo de las preferencias de cada uno y de la realidad de cada equipo. En este sentido, las personas requieren desarrollar capacidades de poder trabajar de manera remota, sin supervisión, de colaborar con otras personas y de liderar equipos que funcionen de esta manera. Para lograr esto, la confianza, cooperación y colaboración son fundamentales, además de ser capaces de definir objetivos y resultados que sean claros y compartidos por las personas de la organización.

    Las herramientas tecnológicas que habilitan la colaboración y comunicación en los equipos remotos se pueden entender en:

    • Comunicación: Correo, chats y herramientas como Slack, Google Chat o Microsoft Teams, que mezclan varias funcionalidades.
    • Calendario: Para llevar la agenda y coordinar reuniones.
    • Video conferencia: para reuniones de manera virtual. (Ej: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams.)
    • Almacenamiento: Permiten gestionar archivos y documentos de forma colaborativa. (Google Drive, Microsoft One Drive, Dropbox.)
    • Sincronización de Archivos: Permite trabajar documentos de texto, planillas o presentaciones entre varias personas al mismo tiempo, por lo que se evita tener múltiples versiones. (Google G Suite, Microsoft Office 365).
    • Plataformas visuales: Son herramientas que permiten hacer “trabajo de pizarra” de manera virtual y colaborativa. Por ejemplo para hacer lluvia de ideas, diseños, entre otras funcionalidades. (ej: MURAL, Google Jamboard, Microsoft Whiteboard).
    • Gestión de proyectos: Permiten hacer seguimiento de los avances de las tareas asignadas a cada persona del equipo. (Ej: Trello, Asana, Monday).

    Para elegir una herramienta, se debe tener en cuenta cuáles son sus funcionalidades, para así elegir la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.

    Categorías: pymes, ecommerce, digitalización, redes sociales

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